Dit document is de Nederlandstalige versie van het privacybeleid. Bij tegenstrijdigheden tussen de Nederlandstalige en de Engelstalige versie prevaleert de Nederlandstalige versie.
Arkintel B.V. is een in Nederland geregistreerde onderneming met de volgende gegevens:
Dit privacybeleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt en beschermd in verband met het DelftGPT AI-chatplatform (de "Diensten").
Arkintel zet zich in voor de bescherming van de privacy van gebruikers van het DelftGPT-platform. Wij verwerken persoonsgegevens rechtmatig en zorgvuldig.
DelftGPT is een AI-chatassistent voor medewerkers van Gemeente Delft. Het platform bevindt zich momenteel in een praktijkproef- en ontwikkelfase.
Chatopslag en AI-verwerking vinden plaats op servers in het datacenter van Gemeente Delft, op hardware die eigendom is van de gemeente. Sommige ondersteunende diensten blijven extern, zoals aanmelden, veilige routering van verkeer, levering van de frontend en privacyvriendelijke webanalyse.
Dit privacybeleid dient te worden gelezen in samenhang met onze Algemene Voorwaarden, die van toepassing zijn op uw gebruik van de Diensten.
Voor de toepassing van de AVG:
Als u vragen heeft over uw gegevens of uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met Arkintel via het privacycontact-e-mailadres dat bovenaan dit document staat vermeld, of met de privacy officer van Gemeente Delft.
Gemeente Delft heeft, zoals vereist onder de AVG, een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Voor vragen over hoe de gemeente uw gegevens via DelftGPT verwerkt, kunt u contact opnemen met de FG van Gemeente Delft.
Arkintel B.V. heeft geen afzonderlijke Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld.
DelftGPT verwerkt normale account- en gebruiksgegevens die nodig zijn om de dienst te laten functioneren, zoals uw aanmeldgegevens, chatgeschiedenis, feedback en technische loggegevens. Het platform is echter niet bedoeld voor het uploaden van persoonlijke zaakgegevens, gevoelige gegevens of andere beschermde informatie in chatprompts of geuploade bestanden.
Als uit feitelijke gebruikspatronen blijkt dat DelftGPT in de praktijk toch wordt gebruikt voor de verwerking van persoonlijke of gevoelige inhoud, zal de DPIA-beoordeling opnieuw worden bekeken.
Wanneer u inlogt op DelftGPT, wordt de volgende informatie ontvangen uit het Microsoft Entra ID-systeem van de gemeente:
| Gegevensveld | Doel |
|---|---|
| Weergavenaam | Personalisatie van de interface |
| E-mailadres | Gebruikersidentificatie en accountkoppeling |
| Entra ID-gebruikersidentifier | Unieke accountidentificatie |
Deze informatie wordt verstrekt door het identiteitssysteem van de gemeente. Arkintel verzamelt of verifieert deze gegevens niet zelfstandig.
| Gegevensveld | Doel |
|---|---|
| Chatberichten (uw invoer en AI-antwoorden) | Kernfunctionaliteit van de chat en chatgeschiedenis |
| Geuploade bestanden (inhoud verwerkt door de AI) | Documentanalyse en chatcontext |
| Chatgeschiedenis | U in staat stellen eerdere gesprekken te bekijken en voort te zetten |
| Feedback (upvotes, downvotes, suggesties) | Kwaliteitsmeting en systeemverbetering |
| Voorkeuren voor modelselectie | Personalisatie van de gebruikerservaring |
Wanneer u de Diensten gebruikt, kan de volgende technische informatie worden verzameld:
Deze informatie wordt verzameld ten behoeve van platformbeveiliging, foutdetectie en prestatiemonitoring.
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgronden (artikel 6 AVG):
| Verwerkingsactiviteit | Rechtsgrondslag | AVG-artikel |
|---|---|---|
| Gebruikersauthenticatie via Entra ID | Gerechtvaardigd belang | 6(1)(f) |
| AI-chatfunctionaliteit en chatgeschiedenis | Gerechtvaardigd belang | 6(1)(f) |
| Feedback en benchmarkevaluatie tijdens fase 2 | Gerechtvaardigd belang | 6(1)(f) |
| Privacyvriendelijke webanalyse | Gerechtvaardigd belang | 6(1)(f) |
| Platformbeveiliging en foutlogging | Gerechtvaardigd belang | 6(1)(f) |
Het belangrijkste gerechtvaardigde belang is het belang van de gemeente om medewerkers een veilig AI-productiviteitsmiddel te bieden en dit tijdens de huidige praktijkproef verder te verbeteren.
Bij de beoordeling van dit belang zijn de volgende punten relevant:
Wij gebruiken de door ons verwerkte informatie voor de volgende doeleinden:
Wij gebruiken uw gegevens niet voor:
Chatgeschiedenis wordt opgeslagen zodat u eerdere gesprekken kunt bekijken en voortzetten.
Elke gebruiker heeft binnen het platform uitsluitend toegang tot zijn of haar eigen chats.
In specifieke auditsituaties of wanneer de gemeente daartoe verplicht is, kan de gemeente verzoeken om export van de chatgegevens van een gebruiker.
Chatinhoud, geuploade bestanden, chatgeschiedenis en AI-verwerking worden afgehandeld op servers in het datacenter van Gemeente Delft, op hardware die eigendom is van de gemeente.
Sommige ondersteunende diensten blijven extern. Bijvoorbeeld:
Arkintel en de gemeente passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Deze maatregelen omvatten:
Hoewel wij sterke maatregelen nemen om uw gegevens te beschermen, kan geen enkel systeem een nulrisico garanderen.
Back-ups worden opgeslagen op het petabyte-opslagcluster van de gemeente en gerepliceerd naar een secundaire locatie die door de gemeente wordt beheerd.
De volgende subverwerkers zijn betrokken bij de levering van de Diensten:
| Subverwerker | Doel | Verwerkte gegevens | Locatie |
|---|---|---|---|
| Cloudflare Inc. | Veilige routering van verkeer en beveiliging | IP-adres van de gebruiker en verzoekmetadata die nodig zijn om verkeer veilig te leveren | Wereldwijd edge-netwerk |
| Vercel Inc. | Frontendlevering en privacyvriendelijke webanalyse | Statische frontend-assets, verzoekmetadata tijdens transport en anonieme geaggregeerde gegevens over paginaweergaven | Wereldwijd edge-netwerk |
| Microsoft (Entra ID) | Authenticatie en toegangscontrole (SSO) | Gebruikersidentiteitstokens | Microsoft-cloud (zoals geconfigureerd door de gemeente) |
Geen AI-verwerking wordt uitgevoerd door externe subverwerkers. Alle AI-modellen draaien on-premises op servers van de gemeente. Er wordt geen chatinhoud, geen geuploade bestanden en geen gebruikersdata naar externe AI-aanbieders verzonden.
Arkintel behoudt zich het recht voor om in de toekomst aanvullende subverwerkers in te schakelen. Wanneer een nieuwe subverwerker wordt ingeschakeld die de verwerking van persoonsgegevens wezenlijk beinvloedt, zal dit privacybeleid dienovereenkomstig worden bijgewerkt.
Het platform maakt uitsluitend gebruik van derden voor zover dat nodig is voor het leveren van aanmelding, veilige routering van verkeer, frontendlevering en analyse, zoals beschreven in dit beleid.
Gemeente Delft kan, als verwerkingsverantwoordelijke, via geautoriseerde beheerders toegang hebben voor nalevings-, audit- of operationele doeleinden.
Geaggregeerde of voldoende geanonimiseerde gebruiksinformatie kan worden gebruikt voor kwaliteitsmeting en rapportage.
Het DelftGPT-platform gebruikt strikt noodzakelijke cookies die vereist zijn voor de technische werking van de dienst:
Wij gebruiken geen:
Omdat het platform uitsluitend strikt noodzakelijke cookies gebruikt, is voor die cookies geen cookietoestemmingsbanner vereist.
DelftGPT maakt gebruik van Vercel Web Analytics, een privacyvriendelijke, cookieloze analysedienst. Deze dienst levert geaggregeerde gebruiksinformatie, zoals paginaweergaven en bezoekersaantallen, om de dienst te helpen verbeteren.
Vercel Web Analytics plaatst geen cookies op uw apparaat.
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Chatgeschiedenis en gebruikersgegevens | Bewaard volgens de bewaartermijnen die tussen Arkintel en Gemeente Delft zijn afgesproken. |
| Geuploade bestanden | Verwerkt als onderdeel van de chatsessie en chatcontext. |
| Technische en beveiligingslogboeken | Vastgelegd in geanonimiseerde vorm |
| Feedbackgegevens | Bewaard volgens de bewaartermijnen die zijn afgesproken voor kwaliteitsmeting en evaluatie van de dienst |
Wanneer de toegang van een gebruiker door de gemeente wordt ingetrokken, kan de gebruiker het platform niet langer gebruiken. Bewaring en verwijdering daarna volgen de overeengekomen gemeentelijke bewaarinrichting.
Primaire chatopslag en AI-verwerking vinden on-premises plaats in het datacenter van Gemeente Delft in Nederland.
Sommige ondersteunende diensten kunnen internationale verwerking van beperkte technische of authenticatiegegevens met zich meebrengen, afhankelijk van hoe deze diensten hun netwerk- en cloudinfrastructuur leveren.
Er wordt geen chatinhoud, geen geuploade bestanden en geen AI-verwerkingsdata naar externe AI-aanbieders verzonden.
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met Arkintel via het privacycontact-e-mailadres dat bovenaan dit document staat vermeld, of met de privacy officer van Gemeente Delft.
Wij reageren binnen een (1) maand na ontvangst op uw verzoek. Deze termijn kan indien nodig met nog eens twee (2) maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. Wij zullen u binnen een maand over een dergelijke verlenging informeren, samen met de redenen voor de vertraging.
Voordat een verzoek in behandeling wordt genomen, kan verificatie van uw identiteit nodig zijn.
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG. De bevoegde toezichthoudende autoriteit in Nederland is:
Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wij moedigen u aan om eerst contact met ons op te nemen, zodat wij uw zorg rechtstreeks kunnen proberen op te lossen.
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zal Arkintel Gemeente Delft zonder onnodige vertraging informeren. Gemeente Delft zal, als verwerkingsverantwoordelijke, eventuele vereiste meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan getroffen gebruikers afhandelen.
Arkintel houdt dit privacybeleid onder beoordeling en zal updates op deze pagina plaatsen. De velden "Versie" en "datum" bovenaan dit document tonen de huidige versie en ingangsdatum.
Materiele wijzigingen zullen via het platform of via de interne kanalen van de gemeente worden gecommuniceerd.
De Diensten kunnen links bevatten naar andere websites of diensten. Arkintel is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of inhoud van die externe diensten.
Dit privacybeleid wordt beheerst door het Nederlandse recht en de AVG.